Firmalarda Yaratıcı ve İnovatif Düşünme Becerilerini Artırarak Problem Çözme Kültürü

Firmalarda Yaratıcı ve İnovatif Düşünme Becerilerini Artırarak Problem Çözme

 

Prof. Dr. C. Ruhi Kaykayoğlu

KiG

Genel Müdür

 

Y. Bora Kaykayoğlu

KiG

Tasarım Direktörü
 

Bugünün firma yönetimleri, sürekli model bir problem çözme tekniğinin peşindedirler. Bu modelin; çok fazla veri/enformasyon/bilgi yükünü filtreleyebilmesi, çalışanların duygularına hitap etmesi, problem kök nedenini bulmayı engellememesi ve hızlı çözüm potansiyeli olan yaklaşımları içermesi arzulanmaktdır. Böyle bir model ile temel problem adım adım çözülebilmeli ve etkin yönetilebilmelidir. Problem çözme yaklaşımları hem bireysel hem de çoğu kez bir ekip aktivitesi olarak ta algılanmalıdır.
 

Firmalarda Problem Çözmenin Önemi

 
İşletmelerde çalışanların ve yöneticilerin beklentileri olan gerçekte olması gereken sonuçlar ile, pratikte gerçekleşen süreçlerin neticesi arasında fark olduğu zaman problemler oluşur. Bu problemler hızlı ve düşük maliyetlerle çözülmelidir. Çalışanların da bu problemleri çözecek becerileri olmalıdır.
 
Problem çözme sürecinin sistematik olması problem çözme kültürünü geliştirir. Yoksa herkes kendi bildiği gibi problem çözmeye tercih eder. Problemi tanımlama ve çözüm arama süreçleri iyi tanımlanmalıdır. Bu hedef doğrultusunda çalışanlarda problem çözme becerileri geliştirilirken, işletmeye özel problem çözme kültürü de yaratılır.
 
Problem çözme iş hayatının bir parçasıdır. Üretim, imalat ve sevis süreçlerinde problemler oluşur, çözülür ve kararlar verilir. Çalışanlar ne zaman maliyet düşürmeye karar verseler veya süreçleri iyileştirseler, sürekli problemlerle karşı karşıya gelirler
 
Bugün problem çözmek sadece yönetimin sorumluluğunda değildir. Çalışanlarda sorumluk almalı ve taşın altına ellerin koymalıdırlar. Problem çözme yetkinliği yeni nesil insan kaynaklarında aranan en büyük özelliktir.
 
Yönetim olarak çalışanlarda yaratıcı problem çözme kültürünü ve becerisini oluşturmak artık bir lüks değildir. İnovatif ve yaratıcı düşünen ve problem çözme becerisine sahip çalışanları olan firmalar, daha çok yaşıyacak ve rekabetçi olacaklardır.
 
O halde çalışanlar problem çözme yetkinliği ile donatılmalıdır. Bu da firmaların problem çözme becerisi geliştirmeyi belirli kaynaklar (zaman, bütçe, malzeme, fonksiyonlar, enerji..)
 
ayırmaları ile olacaktır. Bu kaynaklar problem çözme tekniklerini daha yaratıcı anlatan metodlar, uygulamalar ve diğer araçların kurum kültürü içine yerleştirilmesi ile ilgilidir.
 
Beklentisi çok yüksek iç ve dış müşteriler, ürün teslimat terminleri, maliyet düşürme operasyonları; çalışanların işletme problemlerini hızlı ve ilk seferde çözmelerini gerektirmektedir. İlk seferde doğru çözüm verecek, hızlı, dünyaca kabul edilmiş yeni problem çözme yaklaşımlarına ihtiyaç vardır.
 

Problem  Çözme Kültürünün Temelleri

 
İşletmede kurulacak problem çözme kültürü ile aşağıda süreçlerin geliştirilmesi ve işletme kültürünün içine gömülmesi hedeflenmektedir
 
(i) Yaratıcı ve inovatif pratik çözümler geliştirmeyi öğrenmek,

(ii) Problemleri tanımlamak ve çözmede bireysel bağımsız yeterlilik geliştirmek,

(iii) Takım halinde problemleri çözmek,

(iv) Geniş yelpazede problem çözme straejileri geliştirmek,

(v) Problemleri çözmek için bütçeleme ve yönetim becerileri kazanmak,

(vi) Geniş uygulamalarda problem çözme stratejilerini kullanmak,

(vii) Oluşturulan fikirleri kullanmak ve test etmek,

(viii) İç ve dış müşterin isteklerini karşılamak
 
Problem kültürünün oluşturulması belirli stratejilerin izlenmesi ile olacaktır.
 

İşletme İçindeki Problem Sınıfları

 
İşletme problemleri iki farklı sınıfta düşünülebilir ve karşı karşıya kalınabilinir.
 
(i) Zayıf ve eksik tanımlanmış problemler
(ii) Çok iyi ve tam tanımlanmış problemler
 
Zayıf ve eksik tanımlanmış problemlerde çözüm hedefleri belli değildir. Çözüm yolları açık değil beklenen sonucta tam belirlenmemiştir. Diğer taraftan tam tanımlanmış problemlerde ise net hedefler mevcuttur, çözüm yolları açık ve beklentiler de bellidir. Bu tür problemleri çözmek için ön hazırlıklar da daha organize yapılabilir.
 
Her iki sınıf problemleri çözmek için için özetsel düşünmenin (kritik ve analitik düşünmek) yanı sıra yaratıcı düşünmek gerekmektedir. Pragmatik (mantıksal) ve semantik (problemi çok iyi tanımlamak) stratejiler geliştirmek için önemlidir.
 
İşletme problemlerini çözmek için tek bir tane problem çözüm yaklaşımı da yoktur. Bazı problemler kendilerini zaten bir yöntemin seçimine doğru yönlendirirler. Çalışanların bir çok alternatif yaklaşımı kullanmak için bilgilendirilmesl ve cesaretlendirilmeleri yerinde olacaktır. Gerçekten bir problemi bir çok yol ile çözmek, aslında çok problem çözmekten daha iyiyidir. Problemlerin çözümleri, özel bir problem çözme stratejisinden daha fazlasını gerektirir.
 

Problem Çözme Sürecindeki Önemli Aktiviteler Nelerdir?

 
Aşağıda problem çözme sürecinde takip edilebilecek sistematik adımlar yer almaktadır. Ayrıca her adımda problem çözücünün geliştirmesi gereken düşünme aktiviteleri de verilmiştir.
 
(i) Problemin kök nedenine yani geriye doğru yolculuk etmek, (analitik düşünmek)

(ii) Problem içindeki motifleri anlamak (özetsel düşünmek)

(iii) Farklı bakış açıları geliştirmek (ıraksak düşünmek)

(iv) Benzer problemleri araştırmak (sistematik düşünmek)

(v) Daha zor problemleri düşünmek (sistematik düşünmek)

(vi) Grafiksel gösterimde bulunmak (fonksiyonel düşünmek)

(vii) Yaratıcı düşünüp testler yapmak (yaratıcı düşünmek)

(viii) Bütün olasılıkları incelemek (ıraksak ve kritik düşünmek)

(ix) Verileri organize etmek (kritik ve yakınsak düşünmek)

(x) Mantıksal argümanlar geliştirmek (mantıksal ve yakınsak düşünmek)
 
Problem çözmek görüldüğü gibi beynimizin bir düşünme aktivitesidir ve birçok düşünme türünü kapsar.
 

İşyeri Problemlerini Çözmede 4 Önemli Meydan Okuyucu Süreç

 
Problem çözmek kadar, çözülmüş problemleri işletme bünyesinde uygulamak için işletme kültürünün aşağıda 4 önemli süreci alışkanlık haline getirmesi gerekmektedir. Bunlar;
 
1. İş yerinde problem çözümleme neticesindeki sonuçları uygulamak çok önemlidir. Bu uygulama hızlı, zaman kaybettirmeyici ve maliyet odaklı olmalıdır.

2. Sistematik bir yaklaşımdan uzak problem çözmeler zaman kaybettiricidir. Sistemsiz çözümler; deneme ve yanılmanın getirdiği yanlışlıkları ve zaman kayıplarını, modası geçmiş metodları ve önemli hususları ihmal eden çözümlerin bulunmasını sağlayacaktır.

3. Çalışanlar problemin bir parçası haline getirilmelidir. Çalışanlar arası işbirliği ile yapılacak
çalışmalarda, tüm paydaşlar problem çözümünün içine yerleştirilmelidir.

4. Problem çözmek için sistematik ve mantıksal metodolojileri ile pozitif çalışan davranışı bir araya getirilmelidir.
 
 

İş Yerinde Problem Çözmenin Tarihçesi

 
Her firmada, başarılı bir şekilde problem çözmek; her zaman yüksek verimliliğe ve artan karlılığa dönüşür. Verimliliği, çabukluğu ve etkinliği artan problem çözme süreci çalışan moralini getirir, üretim kapasitesi artar, daha az iş zamanı boşu boşuna harcanmış olur.
 
Son 50-60 yıldır geliştirilen bir çok problem çözme yaklaşımları firmaların odağı olmaya devam ediyor. Ancak bir firmada çalışan metod diğer firmada aynı çözümü sağlayamıyor. Aşağıdaki Şekil 1 de son 60 yıldır geliştirilen bir çok problem çözme yaklaşımını görüyoruz.


 
1950’lerle gelişen istatiksel problem çözme rutinleri ile, kontrol tablolarından, Deming’in problem çözme fazlarına ve Juran’ın diognistik yaklaşımına kadar firmalar bir çok yolu denemişler ve denemektedirler. 1950 lerde ortaya çıkan balık kılçığı yaklaşımı hala işletmelerde uygulama şansı bulabilmektedrler. 1980’ ler ve 1990 larda problem çözme yaklaşımları; Kalite sistemi oluşturmaya dönüşmüş ve Toplam Kalite Yönetimi (TKY)/Total Quality Management (TQM)) problem çözümünden daha çok problem önleyici süreçlere yönelmiştir. Ve nihayet 21.yy da da da 6 Sigma (DMAIC) ve TRIZ gibi popüler problem çözme araçları firma iklimine dahil olmuştur.
 
Bugünün firmaları bütün bu yöntemlerden bir karma yapmakta ya da bir kısmı belli kuralları olan, örneğin 6 sigma gibi yaklaşımları kullanmakta, bir kısmı ise çok kuralcı olmayan yaklaşımları tecrübe ve önsezileri kullanmayı tercih etmektedirler.
 
Diğer taraftan işletmelerde gözlenen yüksek orandaki çalışan ve yönetici sirkülasyonu ve bunun neticesinde gelen yeni çalışanların beceri ve kabiliyetlerindeki farklılıklar ve tabii farklı tecrübelerden dolayı, değişik problem çözme araçlarını ve pratiklerinin ortak kullanır hale getirilmesi önem kazanmaktadır.
 
Başarılı yönetimler yapısal ve sistematik bir problem çözme disiplinin oluşmasından yanadırlar. Böylece problemlerin çözüm şansı artmış olacaktır. Probleme sebep olan kök nedenler bulunmadan önce tabii ki ilk once problemler çok iyi tanımlanmalıdır.. Problemi doğru bir şekilde tanımlamak ve çalışanlarla da iletişimini gerçekleştirmek problemin çözümü için çok kritiktir.
 
İşletmeye uygun bir problem çözme rutinin olması başarı için çok kritik bir beceridir. Diğer beceriler; iletişim, stratejik düşünme, teknik ve karar verme becerileri ne kadar önemli ise,
 
problem çözme becerisi oluşturmak da önemlidir. 2020 yılında AB ülkelerindeki İK yöneticileri yeni işe alacaklardaki yetkinlikler arasında en önemli yetkinliği “Problem Çözme” olarak belirlemişlerdir.
 
Bugünün firma yönetimleri sürekli model bir problem çözme tekniğinin peşindedirler. Bu modelin; çok fazla veri/enformasyon/bilgi yükünü filtreleyebilmesi, çalışanların duygularına hitap etmesi,  problem kök nedenini bulmayı engellememesi ve hızlı çözüm potansiyeli olan yaklaşımları içermesi arzulanmaktdır. Böyle bir model ile temel problem adım adım çözülebilmeli ve etkin yönetilebilmelidir. Problem çözme yaklaşımları hem bireysel hem de çoğu kez bir ekip aktivitesi olarak ta algılanmalıdır.
 
Bugün hızlı değişen pazar koşulları; problemlerin hızla çözülmesini, tahammülü ve geri dönüşü olmayan zaman kayıplarının minimize edilmesini, müşteri baskısının azaltılmasını ve geleneksel formal problem çözme rutinleri ve tekniklerinin yerine, çalışanların daha etkin ve onların düşünme modalitelerine uygun etkin problem çözme becerileri ile tanışmalarını her zamankinden daha önemli hale getirmiştir.
 
 

İş Yerindeki Problemlerin Doğası

 
Çalışanlar iş yerinde bir çok problemle karşı karşıyadır. Bu problemler kalite güvenceden müşteri ilişkilerine kadar geniş bir yelpazede oluşmaktadır . Hergün yüzeye çıkan problemlerin 3 ana kaynaktan geldiği düşünülür. Bunlar;
 
(i) teknik,
(ii) insan,
(iii) firma politikaları ve süreçleri
 
Problemler teknik hatalardan oluşur (örneğin serverin çökmesi ile bilgi alışverişi zarar görür). Bazı problemler ise insan hatalarından oluşur (Örneğin birimler arası iletişim problemlerinden dolayı). Diğer taraftan firma politikaları, prosedürler ve süreç ilintili problemler de çok sık görülür. Tabii problemler bunların bileşeni olarak ta ortaya çıkabilmektedir.
 
Bugün iş yerinde herkes iyi bir problem çözücüye dönüştürülmeli ve problem çözme teknikleri ile donanmalıdır.
 

Problem Çözme Teknikleri

 
İş yerinde problemler ne kadar farklı ise, problem çözme teknikleri de o kadar farklıdır. Bazı problem çözme teknikleri problemi anlamak ve yorumlamak üzerine kurulu iken, bazı problem çözme teknikleri de beyin fırtınası ve diğer yaratıcı çözüm tekniklerini kapsar .
 
Bazı teknikler daha fazla araştırma bakış açısı gerektirmekte ve bireysel sezgilerin yanı sıra problem çözme formatları ve anket uygulamalarını da içermektedir. Diğer problem çözme teknikleri de veri analizi ve analtitik incelemek ve görsel gösterimi içermektedir. .
 
Aşağıda en çok kullanılan problem çözme teknikleri kısa başlıklarla sunulmuştur;
 
• Kök Neden Analizi – Problem ile ilgili sorunun köklerine inip gerçekten □roblem oluşturan nedenleri bulmak ve bu etmenlerin iyileştirilmesine doğru çalışmak, izlenenen yoldur.

• Güçlendirme – Problem çözmek için insanları problemin içine çekmek önemlidir. Potansiyel çözümlerle ilgili bireylerden tavsiyeler almak ve bunu yaparken onlarla iletişimimizi iyi kurararak, bireylerin gerçek kaynaklarını ve kabiliyetlerini ortaya çıkarmak esastır.

• Fonksiyonel Akış Şemaları – Problemi görsel hale dönüştürerek problem noktalarını
ortaya çıkarmak hedeflenmektedir.

• Başkalarına Sormak – Problem çözümünde sıkça kullanılan diğer bir yaklaşımda hiç şüphesiz başkalarının problem ile ilgili düşüncelerini almak için onlara problem çözümünün ayrıntılarını sormak temeldir.

• Araştırma – 5N, Ne?, Neden?, Nerede?, Nasıl?, Ne zaman? sorularının sorulması ile problemin kök nedenlerine inilebilir. Problemin tüm çerçevesi de tanımlanmış olunur. Sonra da çözüm önerileri geliştirilir.

• Geçmişten Öğrenmek – Problem ile ilgili geçmişe bakmak ve geçmişte çözülmüş
problemleri tekrar tekrar incelemek esastır. Vaka tabanlı bir problem çözme yaklaşımdır.
 
 

Firmada Problem Çözme Kültürü Yaratmak: Nasıl?

 
Firmanın geçmiş tarihi ve geçmişteki vakalarda geliştirilmiş, çözüm yaklaşımı problem çözmede ve çözüm tasarımlamakta en önemli yaklaşım olarak göze çarpmaktadır.
Geçmişteki davranış, geleceği belirlemektedir.
 
Hedef; problemlere hızlı çözüm bulmaktır. Çok fazla veri ve delil de olsa hızlı cevap bulmak kolay değildir. Çalışanların problem kapsamında verileri iyi kullanmaları ve birbirleri ile iyi iletişim kurmaları gerekmektedir. Firmaların çoğunun resmi bir problem çözme metodolojisi yoktur. Olanlarda da bir çok zorluk bulunmaktadır.
 
Başarılı firmalar problemlerine uygun problem çözme teknikleri bulmaya gayret ederler. Problemi hızlı çözmek ne kadar stres yaratıyorsa aynı şekilde tek bir rijit yaklaşımda problem çözmek de stres yaratıcı bir konudur. Bu da problem çözme teknikleri ile problemlerin eşleştirilmesini gerektirir. Yönetimler karmaşık ve anlaşılması zor problem çözme metodlarını da kullanmak istemezler. Problem çözme rutinleri yalın ve çevik olmalıdır.
 
Normal de yönetimler bazı temel problem çözme yaklaşımlarını kullanmak isterler ancak çok zaman da almasını istemezler. Bazı problemler farklı olabilir ama iyi seçilmiş yaklaşımlarla problemlerin hızlı ve doğru çözülebileceklerine inanılmaktadır.
 
 

Başarılı Problem Çözmenin Önündeki Engeller

 
Bugünün iş dünyası, firmaların işlerini daha hızlı, daha düşük maliyetli ve yüksek kaliteli yapma yönünde sıkıştırmaktadır. Bu stresli ortamda ve ayrıca yüksek enformasyon yükü altında pek de kolay değildir..
 
Çalışanlar problem çözümünü sunmakta bazen çok verinin içinde kaybolmaktadırlar. Ve ayrıca da çözülen projeler bazen de daha fazla hayal kırıklığını problem içine eklemektedir. Bazen çok iyi çözümleri uygulanmamakta ve problem çözmeyi hayata geçirmekte hayal kırıklığı yaşanmaktadır.
 
Yöneticinin deneyimleri problem çözümlerinin uygulanmasınde önemli bariyer olabilmektedir. Bu bariyerler içindeki en önemli unsurlar; katılımda eksiklik, iletişim eksikliği, değişime direnç, destek vermemek, delegasyonda eksiklik ve zaman baskısı olarak öne çıkmaktadır. .
 
 

Çalışanların Önemi

 
Problem çözmede en önemli husus şüphesiz çalışanların birbirlerine güvenmeleri ve beraber problem çözmeye meyilli olmalarıdır. Bu işbirliğinin oluşması için firmada verimli bir problem çözme kültürünün oluşturulması gerekir. Bu kültürün oluşması için ise aşağıdaki noktalar önemlidir:
 
• Güven İnşaa Etmek– Geniş bir alanda ve networkde çalışanların birbirlerine güvenmeleri gerekmektedir. Zayıf iletişim ve şüpheler bu kültürün düşmanlarıdır. Güvenin oluşması ile kollektif problem çözme süreci oluşacaktır.

• Çalışanların Becersini Kaldıraçlamak – İşletmede daha önce hiç ortaya çıkmamış problemlerle karşı karşıya kalmak çok nadirdir. Çalışanların daha henüz dokunulmamış becerilerini, kabilyetlerini, deneyimlerini ve kaynaklarını ortaya çıkarmak problem çözme kültürünün oluşturmakta en önemli adımdır. Böylelikle daha büyük problemler çözülecektir.

• İnovasyon için cesaretlendirme ve risk almak: Çalışanların yaratıcılığını artırarak
inovasyon sürecinde avantajlar oluşturursunuz. Hesaplanılmış riskler de tanımlanarak, çalışan tarafından problem çözme sürecinde dikkate alınması faydalı olacaktır.
 

Sonuç

 
Problem Çözme yetkinliği çalışanların en önemli becerisi olarak görüldüğü günümüz iş dünyasının, bu önemli yetkinliği firma sathında modelleme yöneticilerin önceliği olmalıdır. Bir çok yeni problem çözme tekniği (örneğin TRIZ gibi) artık yoğun kullanım alanı bulmaktadır. Önemli olan, öğretilebilir ve öğrenilebilir bir beceri olan problem çözme sürecini algılayacak firma kültürlerinin oluşturulmasıdır.

Sağlıklı günler dileriz.

Prof. Dr. C. Ruhi Kaykayoğlu ve Y. Bora Kaykayoğlu