Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma

KiG AİLEBİZ Programı


 
“Creating Opportunities, Providing Solutions, Ensuring the Future of Family Businesses”
“Fırsatlar Yaratmak, Çözümler Sunmak, Aile Şirketinin Süreklilğini ve Geleceğini Sağlamak”


Kaykayoglu İnovasyon Grubu, AİLEBIZ (Family Business) Programları kapsamında, Aile Şirketlerini geleceğe hazırlamak, aile içi iletişimi sağlamak ve aile anayasası hazırlamak için eğitim ve danışmanlık proje hizmetleri sunmaktadır.

Projelerde Aile bireyleri ile yüz yüze ve toplu görüşülerek, periyodik toplantılar ve aylık hazırlanacak raporlarla Aile Anayasası hazırlanmaktadır. Aşağıda tipik bir şirkette Aile Anayasası hazırlama ve kurumsallaşma proje takvimi sunulmuştur.

Projeyi Prof. Dr. C. Ruhi Kaykayoğlu yönlendirirken taraf Aile’nin de bir koordinatör ataması beklenmektedir.

Aile Şirketleri Ömürleri ve Ayakta Kalanların Temel Özellikleri

 
Tüm dünyada aile şirketleri ülke ekonomilerine getirdikleri katkı nedeni ile çok büyük önem arz etmektedirler. Aile şirketleri, aile bireylerine inanılmaz heyecanlar ve gelecekler sunmaktadır. Aile gelirini ve yaşamını şirketten sağlamaktadır.

Aile şirketlerinin en büyük tehditleri ise şirket içindeki iletişim bozukluğu ve heyecanın kaybolmasıdır.  Bu nedenle, Aile şirketlerinin çoğunluğu birinci kuşakta yok olmakta, ikinci kuşaktan sonra da yaşayanların çok azı üçüncü kuşağa geçebilmektedir. Dördüncü kuşak yaşayan aile şirketi sayısı çok az olmaktadır. 
 

Aile şirketlerinde Kısa Ömrün Nedenleri


Temel nedenler aşağıda sıralanmıştır:

1- Aile büyüğü (büyükleri) tarafından kurulan şirketin işlerinin kendi üzerinde kalması ve aile fertlerinden yardım alamama,

2- Rekabet ve piyasa şartlarına uyum gösterememe, 

3- Sermaye yetersizliği ve yeni sermaye koyamama, 

4- Yönetim kadrolarını eş dost ile doldurma yani adama iş prensibi ile çalışma, sonuç olarak kurumsallaşamama, 

5- Düzenli bir kayıt sistemi kuramama,

6- Maliyetleri kontrol edememe, 

7- İş körlüğüne girme, 

8- Yeni strateji belirleyememe ve yeni ürün çalışmaları yapamama, 

9 - Aile içinde maddi rekabetin başlaması, 

10- Aile fertlerinin çoğalması, işin getirisinin aile fertlerine yetmemesi, 

11- Profesyonel kişiler ile aile fertleri arasındaki sürtüşme, 

12- Aile fertlerinin tek tek işi ben bilirim tarzındaki yaklaşımları, 

13- Yetenekli aile fertlerini işin başına getirmedeki sürtüşmeler,

14. Belirgin kuralların olmamaması, Aile-İŞ veya AİLE-İş kavramlarında karmaşıklık,

15- Değişen piyasa koşullarını okuyamama ve çağın gerisinde kalmak,
 

Aile Şirketlerinde Başarının Nedenleri


Temel nedenler aşağıda sıralanmıştır:

1- Aile bireyleri ve diğer yöneticiler çok iyi bir diyalog içine girmişlerdir, 

2- Çalışanlarına karşı davranışlarında ölçülü ve adildirler, 

3- Ailenin adı ürün ile birleşmiş durumda olduğundan, ürünün kalitesine çok önem verirler, 

4- Çok hızlı karar verme sistemleri vardır, 

5-Aile bireylerini iş konusunda devamlı eğitirler, sorumluluk ve mülkiyet duygusu aşılarlar,
 
6- Aile bireyleri sürekli olarak araştırırlar, değişime karşı açıktırlar, 

7- İşin lideri zamanında liderliği bir başkasına devretmesini bilir,

8- Herkes lider altında kenetlenmiş ve sorumluluğunun bilincindedir,

9- Aile içi iletişim çok etkin ve verimlidir. 
 
 

AİLEBIZ Programları kapsamında, Prof. Dr. C. Ruhi Kaykayoğlu önerileri

 
Aile Şirketlerinin Kurumsallaşması İçin Neler Yapılmalı?
 
1- Şirketin amaçları doğrultusunda bir organizasyon yapısı tespit edilmeli, 
 
2- İş ve görevlerin tam olarak tarifleri yapılmalı, 
 
3- İşle ilgili yönetmelikler yazılı hale getirilmeli (ISO 9000, Satın Alma Yönetmeliği, İşyeri ve Personel İşe alma Yönetmeliği gibi.) 
 
4- İş ve görev tanımlarına uygun olarak yetkiler dağıtılmalı ve sorumluluklar tespit edilmeli,
 
5- İşin geleceğini belirlemek ve bu hedef için plan yapmak, bunu bir anayasaya dönüştürmek,
 
6- Aile ile diğer yöneticiler arasındaki ilişkiler düzenlenmeli, 
 
7-Aİle içi iletişimi en yüksek seviyeye getirilmeli,
 
8- İşin devamında sistemin ve işin gelişimini kontrol için bir aile meclisi oluşturulmalı, 
 
9- Aile Anayasası hazırlanmalı,
 
10-Kurumların stratejik planı olmalı.
 


Aile Anayasası ve Kurumsallaşma İçin Neler İncelenir? Nasıl Hazırlanır?

 
Aile anayasası oluşturulurken öncelikle olarak aşağıdaki konular gözönüne alınmalıdır.
 
• Şirketin organizasyon yapısı,
 
• Ortaklık yapısı,
 
• Aile değerleri,
 
• Yönetim kurulunun işleyişi,
 
• Şirket içi ve aile içi iletişim,
 
• Şirketteki tüm pozisyonların gerektirdiği nitelikler, görev, yetki ve sorumluluklar,
 
• Aile bireyleri arasındaki ilişkiler,
 
• Profesyonel yöneticilerle ilişkiler,
 
• 2. neslin şirket için yeterliliği ve isteği.
 
 

Anayasa Hazırlama Yaklaşımı

 
• Yapılacak toplantılar, mülakatlar sonucu elde edilen veriler değerlendirilir ve şirkete özgü aile anayasasının temel konuları ile alt başlıkları belirlenir. 
 
• Ortakların taslak üzerindeki mutabakatı ile tüm maddelerin içerikleri, ortaklarla yapılan toplantılar sonucu ön taslak olarak oluşturulur. Taslak, tüm ortaklara sunulur ve belli bir süre incelemeleri, çekincelerini, itirazlarını ve eklemek istediklerini not almaları istenir. 
 
• Son düzeltmelerle birlikte tüm ortakların imzasının da yer alacağı kesin metin hazırlanır. 
 
• Bu metin şirketle ilgilenen tüm aile bireylerine dağıtılır. Gerekli görülen durumlarda hakemlik yapılır. Aile anayasası üzerinde belli periyotlarla gözden geçirmeler ve revizyonlar yapılır.
 


KiG Ailebiz Danışmanlık Yaklaşımı

 
Aile şirketlerinde Aile Anayasası ve Kurumsallaşmaya hazırlanma süreci 3 ay ile 9 ay arasında  sürebilmektedir. Ancak unutmamak gerekir ki Kurumsallaşma bir yolculuktur. Sürekli takip ve gelişim gerekmektedir. 
 
Aşağıda Kurumsallaşma ve Aile Anayasası için takip edilecek yol haritası yer almaktadır.
 
1. Tüm aile bireyleri ile topluca ve teke tek  büyük resmi görme toplantıları
 
2. Şirket Yöneticilerinden öne çıkanlar ile  teke tek  büyük resmi görme toplantıları
 
3. Aile içi iletişimi artırıcı mini eğitimler ve koçluk (1 saat)
 
4. Kurumsallaşma yol haritası tespiti
 
5. Aile anayasasının hazırlanması çalışmaları
 
6. Aile meclisinin oluşturulması için koçluk
 
7. Aile için en uygun kurumsal yapıyı oluşturacak çalışmaları ve firma içinde organizasyon ve görev dağılımlarını oluşturmak
 
8. Aile şirketi içinde değişimi yönetecek bilgi ve beceriyi oluşturmak
 
9. Aile ve Firma içi Yönetim Fonksiyonların yerleştirilmesini sağlamak